Étude de cas sur une carte interactive des stands d’exposition : transformer la réservation des stands grâce à un plan numérique

Property Expo 2026 est une exposition de grande envergure, organisée dans le secteur de la gestion des expositions et des événements, réunissant plusieurs exposants, stands et visiteurs au sein d’un même événement. Organiser un salon à cette échelle implique de gérer simultanément la disponibilité des stands, les réservations des exposants, la logistique des visiteurs et le stationnement. L’équipe organisatrice avait donc besoin d’une plateforme numérique moderne permettant aux exposants comme aux visiteurs d’accéder facilement à ces informations et de les comprendre.

La gestion des réservations de stands à l’aide de fichiers Excel et de PDF créait un ensemble de problèmes spécifiques dès que le salon dépassait une taille facilement gérable:

• La réservation des stands reposait entièrement sur des feuilles de calcul et des PDF : un processus manuel qui n’offrait aucune visibilité en temps réel sur les stands réellement disponibles.
• Il n’existait aucun moyen clair de visualiser le plan des stands avec leur disponibilité en temps réel, ce qui empêchait les exposants de voir facilement ce qu’ils réservaient.
• Le plan au format PDF posait un véritable problème : une résolution suffisamment élevée pour garantir une lecture claire rendait le fichier trop lourd à partager facilement, tandis qu’une résolution plus faible pour conserver un fichier léger rendait les détails des stands illisibles.
• Les exposants et les visiteurs se plaignaient régulièrement du manque de clarté des informations présentées dans le PDF.
• L’équipe organisatrice devait répondre sans cesse aux mêmes questions — superficie du stand, prix, disponibilité — une demande après l’autre.

Naavik.ai a intégré l’ensemble du plan des stands de Property Expo 2026 sur une seule carte interactive de haute qualité, puis a développé la plateforme pour résoudre progressivement chaque difficulté que l’équipe gérait auparavant manuellement:

• La disponibilité de chaque stand est désormais définie et affichée individuellement sur la carte, remplaçant le processus basé sur les feuilles de calcul et les PDF, qui n’offrait aucune visibilité en temps réel sur les stands disponibles.
• Comme le plan est intégré à une carte interactive plutôt qu’à un fichier statique, les exposants et les visiteurs bénéficient de détails clairs et haute résolution sans avoir à télécharger un PDF volumineux, ce qui élimine complètement le compromis entre résolution et taille du fichier.
• Des pages dédiées, au design soigné, ont été ajoutées pour chaque galerie, ainsi qu’une page « À propos » et des informations sur l’importance de l’exposition, offrant aux visiteurs un contexte qu’un simple PDF statique ne pouvait jamais fournir.
• Un plan du parking a été intégré directement à la carte, permettant aux visiteurs arrivant sur place de trouver facilement leur chemin sans confusion.
• Une page de réservation pour les visiteurs permet désormais aux participants de réserver leur visite à l’avance, au lieu de dépendre entièrement des visiteurs spontanés.
• L’ensemble constitue désormais un site web pleinement fonctionnel conçu autour du plan interactif : un seul lien remplace désormais ce qui nécessitait auparavant un PDF, une feuille de calcul et plusieurs éléments distincts.

En cours de développement, l’équipe organisatrice a demandé une fonctionnalité supplémentaire : afficher les informations de profil de chaque stand réservé afin que les visiteurs puissent savoir quels exposants ils s’apprêtent à rencontrer avant leur arrivée. Naavik.ai a intégré cette fonctionnalité directement à la plateforme, sans outil séparé ni prestataire supplémentaire.

• Le volume de demandes a augmenté, tandis que la charge opérationnelle quotidienne liée à la gestion manuelle des réservations a diminué.
• Les questions répétitives concernant la superficie, le prix et la disponibilité des stands ont en grande partie disparu, car les réponses sont désormais directement accessibles sur la carte interactive.
• Les ventes de stands ont augmenté depuis la mise en ligne de la plateforme.
• Les visiteurs bénéficient désormais d’une meilleure visibilité sur le plan du salon avant même leur arrivée sur place.
• Le processus de réservation des stands est désormais plus fluide, apportant une réelle valeur ajoutée à l’expérience globale du salon au lieu de simplement numériser l’ancien processus.
• Tout ce dont l’équipe organisatrice, les exposants et les visiteurs ont besoin est désormais accessible via un seul lien, sans PDF ni feuille de calcul distincte à gérer ou à mettre en concordance.
• L’ensemble du processus est désormais beaucoup plus transparent pour toutes les parties concernées.
• Les visiteurs peuvent également consulter les stands déjà réservés à proximité ainsi que les informations sur les profils des entreprises, offrant ainsi une possibilité de découverte et de mise en réseau que l’ancien PDF ne permettait pas.

L’équipe organisatrice a exprimé une grande satisfaction à l’égard de la plateforme ainsi que de l’accompagnement fourni.